Perkembangan Penggunaan Sistem

B A B  I

Perkembangan Penggunaan Sistem

 

Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM) di dalam suatu organisasi di mana terdapat tingkatan manajerial yaitu :

1. Top level adalah manajemen strategi
2. Middle level adalah manajemen taktis
3. Low level adalah manajemen operasional

Pada tiap tongkatan (level) terdapat orang-orang yang berperan dalam pengambilan keputusan dan dalam pengambilan keputusan tersebutmemerlukan informasi untuk melaksanakan tugasnya dalam mencapai tujuan organisasi sehingga diperlukan PSI.

Sumber data untuk PSI ada 2 yaitu :

1. Data Internal  yaitu data yang diperoleh dari dalam perusahaan adalah organisasi
2. Data External yaitu data yang diperoleh dari luar perusahaan

Pengelolaan Sistem Informasi  (PSI) yaitu suatu totalitas yang terpadu yg terdiri dari perangkat perencanaan ,komunikasi,transformasi,pemakai, ketenagaan, organisasi pelaksana, pengendalian, dan penilaian yang saling mempengaruhi dalam rangka menyediakan informasi yang berguna bagi pemakai dalam melaksanakan tugasnya.

 

Tujuan PSI :

1. Menyediakan informasi dan memberikan pelaksanaan informasi bagi pemakai yang berguna untuk menunjang proses perencanaan di lingkunangan organisasi.
2. Menyediakan  informasi dan memberikan pelayanan informasi bagi pemakai untuk kegiatan operasional di dalam organisasi.
3. Menyediakan informasi dan memberikan pelayanan informasi bagi pemakai untuk pengembangan SDM
4. Menyediakan informasi dan memberikan pelayanan informasi bagi pemakai dalam rangka melaksanakan tugas dan kegiatan pembinaan dan pengawasan dalam organisasi
5. Menyediakan informasi dan memberikan pelayanan informasi bagi pemakai dalam rangka penilaian dalam organisasi

 

Asas-asas PSI

            Asas yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan dan penilaian di dalam suatu organisasi adalah :

1. Keterpaduan, yaitu PSI memadunya :

-       sumber informasi dari berbagai disiplin

-       ketergantungan lintas sektoral]

-       unsure fungsional dalam organisasi

-       program komunikasi

2. Manfaat yaitu PSI menyediakan dan memberi pelayanan informasi sebagai bahan pengambilan keputusan dan koordinasi.
3. Kemandirian, yaitu PSI berdasarkan kemandirian sehingga pusat pengelolaan yang mantap
4. Pembukuan yaitupembukuan yang mencakup data, kordifikasi, pempulan, pengelolaan, penyimpanan, komunikasi, dokumentasi, pendidikan, ldan latihan.
5. Keseimbangan yaitu keseimbangan antara berbagai jenis
6. Kesinambungan PSI berkesinambungan sesuai dengan kebutuhan
7. Efesiensi dan efektifitas yaitu berdasarkan informasiyang objektif dan realistis sehingga meningkatkan efesiensi dan efektifitas manajemen
8. Kesesuaian yaitu PSI berdasarkan sumber data tertentu yang harus sesuai dengan program organisasi
9. Fasilitas yaitu untuk memudahkan pemakai yang mencakup pimpinan, pengelola, pelaksana, dan pemakai lainnya

 

Struktur PSI

1. Pola pelembagaan PSI dilakukan oleh unit-unit kerja tertentu yang saling berhubungan, dimana setiap unit keja mempunyai tanggung jawab dan fungsi masing-masing.
2. Kedudukan PSI sebagai sub system tersendiri dalam organisasi dan berfungsi untuk mendukung manajemen dalam pembutan keputusan, penetapan, kebijakan, serta tindakan bagi para pemakai informasi
3. Mekanisme PSI  menggunakan pendekatan system (ada input, proses dan produk)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B A B  II

PENJAJAKAN KEBUTUHAN INFORMASI

 

            Penjajakan kebutuhaninformasi adalah keseluruhan survey di lapangan dengan cara mengumpulkan data mengkaji harapan-harapan pemakai informasi yang bertujuan menetapkan perangkat informasi sebagai bahan masukan bagi perencanaan informasi guna menunjang kegiatan dan program suatu organisasi.

-       Permasalahan dalam penjajakan kebutuhan informasi :

1.    Data input apa yang perlu dikumpulkan

2.    Bagaimana caranya

 

2.1   Desain Penjajakan Kebutuhan Informasi

        Ddesainnya digunakan dalam studi penjajakan  kebutuhan informasi  disebut sebagai “Desain Input” berdasarkan asumsi bahwa data yang diperoleh berguna dalam proses pengolahan informasi

Penysunan desain penjajakan kebutuhan informasi

1.    Latar belakang permasalahan

2.    Perumusan dan pembatasan permasalahan

3.    Tujuan penjajakan

4.    Kegunaan bagi pengelolaan penjajakan

5.    Anggaran dasar asumsi yang terdiri dari pendapat atau teoti yang mendasari /melandasi penjajakan

6.    Pertanyaan-pertanyaan untuk setiap sub masalah

7.    Metode  penjajakan

8.    Pelaksanaan penjajakan

9.    Laporan penjajakan

 

2.2   Pelaksanaa penjajakan informasi

        Tahap-tahap pelaksanaan penjajakan yaitu

        1.   Tahap persiapan meliputi:          

a.    Penyusunan instrument pengumpul data

b.    Uji coba instrument pengumpul data  untuk memperbaiki instrument pengumpul data dan penggaan instrument pengumpul data

c.    Menyelesaikan persyaratan administrasi dan surat menyurat            

d.    Mengecek kembali biaya

e.    Mengecek kembali biaya

        2.  Tahap mengumpul data di lapangan

             a.  Menyebarkan instrument pengumpul data kepada responden

              b.  Mengumpulkan kembali instrument pengumpul data

              c.  Memilih instrument pengumpul data yang diisi dengan benar

             d.  mempersiapkan format pengolahan data

        3.  Tahap pengolahan data meliputi :

              a.  Melakukan pengolahan data tepat waktu

              b.  Hasil pengolahan data disusun dalam bentuk deskripsi               

              c.  Deskripsi hasil penjajaklan dikaji oleh orang yang relevan

              d.  Menyusun  kesimpulan, saran dan implikasi

        4.  Tahap pelaporan hasil penjajakan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B A B  III

PERENCANAAN INFORMASI

Fungsi – fungsi dalam manajemen yaitu :

-       Perencanaan

-       Pengorganisasian

-       Penyusunan staff

-       Pengarahan

-       Pengawasan/pengendalian

 

Perencanaan adalah aktifitas menetapkan / menentukan tujuan tertentu dan tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Sebelum pelaksanaan  perencanaan ada beberapa pertanyaan yaitu what, when, where, why, who, how

 

Jenis perencanaa berdasarkan :

1.    Jenjang (ruang lingkup)

2.    kekhususan

3.    wilayah

 

3.3  Unsur perencanaan informasi

unsur-unsur esensial yang perlu di pertimbangkan dalam perencanaan informasi adalah:

1.    Kebutuhan informasi manajemen yaitu :

Kebutuhan informasi dirumuskan secara jjelas dalam perencanaan informasi :

Informasi tersebut diperoleh dari :

-       hasil studi penjajakan  kebutuhan informasi/data

-       studi informasi yang ada dalam organisasi

2.    Pemakai Informasi

3.    Proses yang memerlukan informasi

4.    Sumber daya yang dimiliki           

5.    Proses pengolahan data

B A B   iV

TRANSFORMASI INFORMASI

 

 

Transformasi  Informasi adalah komponen proses dalam pengelolaan system informasi yang berfungsi memproses data menjadi informasi sehingga dihasilkan produk informasi yang diperlukan para pemakai informasi.

 

4.1         Pengumpulan Data Informasi.

            Dilakukan sesuai jenis data , objek dan sumber data. Hal-hal yang berkaitan dengan objek dan sumber data adalah :

1.    Elemen (unit individu) adalah merupakan suatu yang menjadi objek penelitian misalnya: orang, berorganisasi, binatang dll.

2.    Karekteristik adalah sifat atau cirri-ciri dari elemen, misalnya : jenis kelamin, tinggi badan dll.

3.    Populasi adalah kumpulan yang lengkap dari seluruh elemen yang sejenis yang menjadi objek penelitian .

4.    Sampul adalah sebagaian dari pupolasi yang memeliki karakteristik dan mewakili populasi.

5.    Dokumentasi.

 

4.2         Pengolahan Data.

            Mengolah data berarti memanipulasi data untuk memperoleh keterangan-keterangan ringkasan data yang berupa angka-angka.

• Langka-langka dalam pengumpulan data yaitu :

1.    Sortasi adalah tahap persiapan pengolahan data.

2.    Editing adalah tahap menyusuaikan data yang akan diolah sesuai maksud yang telah ditetapkan.

3.    Validasi adalah melakukan pengecekan data-data untuk memperoleh data yang tidak salah.

4.    Pemrosesan adalah melakukan pengolahan data terhadap data yang telah valid untuk memperoleh hasil pengolahan data untuk dideskripsikan.

 

4.3       Analisis dan Penilaian Data Informasi.

            Hasil pengolahan data perlu dianalisis dan dinilai untuk memperoleh informasi yang akurat dan berdaya guna .

Anlisis hasil pengolahan data dilakukan dengan :

• Secara kuantitatif
• Secara kualitatif

 

4.4       Penyajian dan Penyebar Luasan Data Informasi.

            Terdapat bentuk / kategori dalam penyebaran luasan informasi disebut (proses komunikasi) yaitu :

1.    Dalam bentuk publikasi /terbitan

2.    Komunikasi jarak jauh dengan bantuan alat elektronik

3.    Forum komunikasi langsung

4.    Pelayanan informasi bagi masyarakat.

 

4.5       Dokumentasi

            Dokumentasi info/data berfungsi untuk menyimpan data / informasi ke dalam bank data dengan cara penyimpanan yang cermat dan teratur, aman, lengkap dan dapat diambil kembali.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B A B  V

KOMUNIKASI JARINGAN

 

 

            Komunikasi adalah suatu system keseluruhan yang kompleks dan memungkinkan penyaluran semua jenis informasi dilingkungan suatu organisasi, dengan pola komukasi formal dan informal, dalam bentuk vertical, horizontal dan diagonal.

Ada 2 pola komunikasi organisasi yaitu :

1.    Komunikasi formal adalah komunikasi yang dibentuk dan dilaksanakan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan organisasi.

2.    Komunikasi informal adalah komunikasi yang muncul secara spontan yang tidak terkontrol.

Beberapa kegunaan komunikasi organisasi yaitu :

1.    Untuk memungkinkan semua orang saling mengeti satu dengan yang lainnya.

2.    Untuk memungkinkan penampungan, penyaluran gagasan saran konsep dan pengalaman.

3.    Untuk mengembangkan kehidupan komunikasi dalm organisasi.

4.    Untuk memungkinkan fungsi-fungsi pengelolaan beroperasi dengan lancer.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B A B   V I

KETENAGAAN SISTEM INFORMASI

 

 

6.1         Konsep ketenagaan system informasi

            Adalah semua kategori tenaga yang terlibat dalam proses pengelolaan system informasi, yang meliputi :

• Tenaga pengelola
• Pelaksana
• Pelatih
• Penyuluh
• Peneliti dan pengembang
• Pustaka dan
• Teknisi

Yang masing-masing memiliki tugas dalam bidang keinformasiaan.

Tiap tenaga SIM berfungsi dan berperan serta bertanggung-jawab melaksanakan tugas-tugasnya yaitu :

1. Pelaksana fungsi-fungsi SIM.
2. Pembinaan dan ketenagaan melaksanakan kegiatan.
3. Pengelola untuk unsure pengelola melaksanakan kegiatan-kegiatan.
4. Peneliti dan pengembang.
5. Tenaga pegawai.
6. Pengabdi atau pengembang masyarakat dan
7. Tenaga pelaksana program.

 

6.2         Kualifikasi Tenaga Pengelola SIM adalah harus memiliki kemampuan-kemampuan :

a.    Melakukan penjajakan kebutuhan dan analisis pekerjaan dan tugas.

b.    Menyusun perencaan dan renca kegiatan SIM.

c.    Mengelola kegiatan SIM.

d.    Mengkoordinasi kegiatan SIM.

e.    Melakukan pemantauan kegiatan SIM.

f.     Melakukan pembinaan.

g.    Melakukan pengadaan unsure-unsur penunjang.

h.    Melakukuan penilaian dan pelaporan kegiatan.

i.      Memotifasi staff.

j.      Mengorganisasi tenaga SIM.

k.    Melakukan komunikasi.

l.      Mengelola sub-sub SIM.

m.  Melakukan tugas-tugas ketata-usahaan.

 

6.3         Pembinaan Tenaga Sistem Informasi.

            Adalah keseluruhan proses yang dilakukan untuk meningkatkan dan mengembangkan kemampuan sebagai tenaga profesional .

Bentuk-bentuk pembinaan tenaga system informasi adalah :

a.    Pembinaan fungsional,  bentuk pembinaan oleh instansi.

b.    Pembinaan melekat, bentuk pembinaan oleh atasan.

c.    Pembinaan mandiri, bentuk pembinaan yang dilakukan oleh bersangkutan.

d.    Pembinaan terpadu, pembinaan yang melibatkan semua orang.

e.    Pembinaan jarak jauh, pembinaan dengan cara pembelejaran  jarak jauh.

f.     Pembinaan teknis, pembinaan dengan cara membentuk bimbingan teknis kepada kelompok tenaga kerja.

 

 

 

 

 

 

BAB VII

PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI

 

 

Defenisi : Keseluruhan kegiatan dalam bentuk mengamati, membina dan mengawasi pelaksanaan pengelolaan system informasi, khususnya fungsi-fungsi dalam perancanaan informasi transformasi, organisasi dan koordinasi.

Tujuan : Untuk menjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan dan produk-produk informasi baik segi kualitas, kuantitas dan ketepatan waaktu.

 

Dalam melaksanakan kegiatan pengendalian, pengelola system informasi harus memiliki dan memahami keterampilan manajerial, yaitu :

1.    Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi

2.    Kemampuan mengendalikan proses transformasi informasi

3.    Kemampuan mengendalikan organisasi pelaksana system informasi

4.    Kemampuan melaksanakan kegiatan koordinasi.

Dengan kemampuan tersebut diharapkan dapat menjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan system informasi untuk mendukung keberhasilan program organisasi.

Pembinaan system informasi ada 4, yaitu :

1.    pelatihan

            ada 3 yaitu :

-       pelatihan umum

-       pelatihan khusus dan

-       pelatihan administrasi.

2.    pengkajian.

3.    bimbingan teknis

4.    kerja-sama

 

 

BAB VIII

PRODUK SISTEM INFORMASI

 

 

PSI merupakan komponen output dari system informasi. Produk informasi merupakan tolak ukur keberhasilan system informasi secara keseluruhan.

Beberapa produk informasi yaitu :

a.    Karya tulis

b.    Laporan-laporan adalah suatu tulisan-tulisan yang memuat informasi kegiatan operasional.

c.    Table dan grafik, table merupakan angka dan grafik merupakan gambar.

Ciri-ciri karya tulis yang baik yaitu :

• Sistimatis, mengungkapkan suatu masalah
• Sistimatik, tersusun berdasarkan suatu urusan berfikir yang konsisten.
• Kritis, menyajikan informasi yang telah dianalisis secara teliti, cermat dan seksama melalui suatu proses pemikiran.
• Teoritik, berdasarkan rujukan yang memuat konsep, teori dan prinsip-prinsip tertentu.
• Objektif, menyajikan info secara jujur dan nyata serta menunjukkan rujukan sebagai sumber bahan.
• Orisiniol, penyajian informasi berdasarkan hasil pemikiran sendiri.

 

 

 

 

 

 

 

 

B A B   I X

PEMAKAIAN INFORMASI

 

 

Pemakaian transformasi merupakan suatu proses pendaya-gunaan informasi oleh seseorang atau beberapa orang untuk memenuhi kebutuhannya sesuai dengan jabatan atau pekerjaan dalam bidang tertentu.

Dari segi kepentingan pembangunan, mana informasi dapat perlu damanfaatkan dalam sector-sektor pembangunan sebagai berikut :

a.    Bidang pembangunan ekonomi

b.    Bidang kesejahteraan rakyat

c.    Bidang agama

d.    Bidang ilmu pengetahuan dan teknologi

e.    Bidang hokum

f.     Bidang politik

g.    Bidang pertahanan keamanan

 

9.1       Pemakaian Informasi Untuk Manajemen.

            Proses manajemen membutuhkan dukungan info yang akurat dan siap  pakai sehingga bermanfaat pada:

• Pengambilan keputusan
• Penentuan kebijaksanaan
• Penentuan tindakan

 

Produk info memberi dukungan dan menjadi masukan pada :

1. Sistem manajemen
2. Pelaksanaan struktur organisasi

 

9.2       Pemakaian Informasi Untuk Pengambilan Keputusan

            ada 8 langka yang ditempu dalam proses pengambilan keputusan yaitu :

1.    Merumuskan masalah

2.    Pengumpulan data

3.    Analisis data

4.    Penentuan alternatif-alternatif  keputusan

5.    Pemilihan suatu alternative yang terbaik

6.    Menetapkan keputusan

7.    Mendokumentasi dan memonitor hasil keputusan

8.    Melakukan evaluasi terhadap keputusan yang telah diamati.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB X

PENILAIAN SISTEM INFORMASI

 

 

Fungsi utama adalah menyediakan info sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan.

Komponen  penilaian system informasi terkait dengan komponen lainnya yaitu:

a.    Komponen input (masukan), merupakan langka awal

b.    Komponen proses, berhubungan dengan transformasi informasi

c.    Komponen produk, berhubungan dengan hasil dan dampak system informasi.

 

Masing-masing menurut penilaian sehingga diperlukan 3 strategi penilaian dalam system informasi, yaitu :

1. Strategi penilaian input, untuk menilai informasi yang dirancang
2.  Starategi penilaian proses, untuk menilai pelaksanaan
3. strategi penilaian produk, untuk menilai produk system informasi.

 

10.1      Penilaian Perencanaan Informasi

Dinilai dari beberapa aspek yaitu :

1. Tujuan
2. Dasar kategori
3. Metode
4. Penyusunan rencana

 

10.2      Penilaian Proses Transformasi Informasi

Aspek-aspek yang dinilai yaitu :

1. Pengumpulan data / info
2. Pengolahan data / info
3. Analisis dan penilaian
4. Penyajian dan penyebar-luasan informasi
5. Dokumentasi
6. System komunikasi

 

10.3      Penilaian Produk Informasi

Aspek-aspek yang dinilai yaitu :

1. Sifat bahan informasi
2. Keadaan bahan informasi
3. Fungsi
4. Organisasi
5. Kesesuaian
6. Banyaknya
7. Ilustrasi
8. Format bahan informasi
9. Alat bantu bahan informasi.